Operación acordeón

Una de las causas de disolución de una empresa viene por acumular pérdidas hasta el punto de reducir el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, a no ser que éste se aumente o se reduzca en la medida suficiente, y siempre que no sea procedente solicitar la declaración de concurso.(artículo 363.1.e) de la Ley de Sociedades de Capital, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, dispone que las sociedades de capital

Sin embargo a veces no es fácil conseguir aportación de capital para su aumento, y la disminución colisiona con otra de las causas de disolución: cuando la reducción del capital social está por debajo del mínimo legal (Artículo 360.1b)

Como excepción y fruto del proceso de armonización promovido por la Segunda Directiva de sociedades 77/91/CEE contamos con la posibilidad de reducción del capital social por debajo del mínimo legal o incluso a cero, si bien esta posibilidad conlleva naturalmente, el aumento de capital simultáneo. 

El artículo 343.1 de la Ley de Sociedades de Capital, establece que "El acuerdo de reducción del capital social a cero o por debajo de la cifra mínima legal solo podrá adoptarse cuando simultáneamente se acuerde la transformación de la sociedad o el aumento de su capital hasta una cantidad igual o superior a la mencionada cifra mínima".

Esta operación conocida con el nombre de "operación acordeon" tiene las siguientes particularidades

• Carácter simultáneo del acuerdo y de inscripción. Sin embargo la formalización de la operación puede hacerse en una o en varias escrituras públicas.                                                                                                                                                                                        
• Carácter unitario de la operación. "En caso de acuerdo de reducción y de aumento del capital simultáneos, la eficacia del acuerdo de reducción quedará condicionada, en su caso, a la ejecución del acuerdo de aumento del capital".                                                                                                                                                                                                                                                  
•  El régimen aplicable es la acumulación normativa de las reglas tanto del aumento como de la reducción, a las generales de la modificación de estatutos así como las específicas disposiciones recogidas en el Capítulo VI del Título VIII de la Ley de Sociedades de Capital

Es interesante conocer que otras finalidades menos ortodoxas de esta operacion  sería provocar la salida de socios con menor capacidad financiera para acudir a los aumentos de capital, bien por no poder acudir al aumento o por únicamente poderlo hacer en una proporción limitada, provocando un cambio en la estructura de control de la empresa.

Clara I. Vega

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En ocasiones perder dinero es rentable

La reducción de costes en una empresa tiene un único objetivo: mejorar el beneficio o evitar las pérdidas, pero no se consigue exclusivamente pagando menos por los servicios que recibimos, sino que en la mayoría de ocasiones viene de la adecuada gestión de los recursos. ¿Que quiero decir con esto? Sencillamente que se deben tomar decisiones que reutilicen los recursos disponibles en beneficio de la empresa, aunque a priori suponga una pérdida en nuestra cuenta de explotación.  

 

Lo veremos claramente con el siguiente ejemplo (no es el único):

Supongamos una empresa en pérdidas porque el beneficio bruto de explotación se ha visto tan reducido, que los gastos financieros en los que tiene que incurrir para financiar clientes, descontar pagarés, etc, superan el beneficio del negocio.

Imaginemos que tiene todos sus procesos optimizados, y no puede vender mas productos ni en mas mercados, ni a menor costes. Y además necesita la financiación (muy cara por cierto, aprox el 10%) de las entidades financieras.

La empresa tiene en su activo con un inmueble adquirido para una supuesta ampliación, que debido a la crisis no está siendo utilizado, pero que la dirección de la empresa considera que no es el momento de venderlo puesto que perderían un 30% del valor de adquisición.

La dirección financiera, que no está de acuerdo,  hace un sencillo cálculo y comprueba que se ha amortizado un 10% del inmueble, por tanto la pérdida supondría un 20% del valor de adquisición, pero le supone una entrada de liquidez, que le ahorraría el 10% en gasto en financiación.(TAE actual de las pólizas de crédito)

Antes de esta acertada propuesta, los administradores sólo veían:

• Una pérdida por la venta a menor importe del inmueble

Sin embargo lo que realmente se consigue para la empresa es:

• Un beneficio del 10% anual con la liquidez de un inmueble que en su activo no le reportaba ningún ingreso 
• Recuperar en 2 años la inversión inicial 
• Mejorar el riesgo de la empresa y su endeudamiento
• Menor dependencia de entidades financiera
• Aumentar su patrimonio Neto y ofrecer una imagien mas solvente frente a terceros

Los análisis de empresa deben realizarse con visión a medio plazo, cálculando el efecto global, su coste de oportunidad y alejándose de los resultados cortoplacistas que tanto daño hacen en economía.

Clara I. Vega
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Calidad de la deuda, las apariencias engañan

Para el análisis financiero se utilizan diferentes ratios. Nos gusta repetir que los ratios solo sirven si la interpretación es la adecuada.

Uno de los mas utilizados es la calidad de la deuda. Indica la estabilidad de la empresa en cuanto a las obligaciones de pago en el corto plazo, es decir nos señala la deuda a corto plazo respecto de la deuda total. 

 

 

 

 

 

Valores pequeños: Es fácil adivinar que cuanto mas alejado esté de la unidad (valores pequeños cercanos a cero) indicará que la mayor parte de la deuda estará a largo plazo y por tanto mas cómoda será la gestión de la empresa al tener un plazo mayor para devolver la cantidad adeudada, evitando así tensiones de tesorería.

Valores altos, cuando los valores son cercanos a la unidad, a priori entenderíamos lo contrario. Debe suponer un problema que la mayor parte de la deuda esté a corto plazo. Sin embargo aquí debemos tener en cuenta la interpretación correcta. ¿A que nos referimos?

 

En este caso, valores muy altos, podría indicar que la empresa tiene serios problemas de tesorería, pero también que la empresa es muy solvente,  por ejemplo si se trata de una empresa con escaso o nulo endeudamiento a largo plazo, en la que sólo tiene deuda con proveedores, y gozando de excelente autosuficiencia y autonomía financiera.  En este caso, también nos elevaría el ratio de calidad de la deuda y sin embargo no es síntoma de alarma.

 

De ahí lo importante de acompañar siempre un informe con los datos obtenidos que ponga de manifiesto estas consideraciones a los receptores de la información, que en ocasiones no tienen suficiente formación económico financiera, pero que deben tomar decisiones, como ocurre con los socios y administradores.

Como consecuencia, la "moraleja" sería que los ratios son relevantes con la interpretación adecuada y nunca de forma aislada

Clara I. Vega

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Vídeo del Cuadro de Mando Económico (CME pymes)

Presentamos el Cuadro de Mando Económico para pequeñas y medianas empresas de Témpora Consultores (CME pymes).

 

A continuación dejamos un video - demostración, donde se puede apreciar la utilidad del CME pymes.

Las empresas y profesionales interesados, pueden llamar al teléfono 669 68 93 99, o bien contactar mediante correo electrónico a info@temporaconsultores.com

Es importante reseñar que CME pymes sólo es posible ejecutarla en versiones de Microsoft Office (c) 2007 o 2010.

José Manuel Pomares
http://www.temporaconsultores.com/

Fondo de Maniobra y NOF (necesidades operativas de Fondos)

El fondo de maniobra es sabido por todos que consiste en la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente, sin embargo esto no es determinante para valorar la estructura del circulante, por ello proponemos desglosar activo y pasivo circulante en masas que nos ayuden a esta evaluación.

Ejemplo con un Fondo de Maniobra negativo

Diferenciaremos dos tipos de fondos: las necesidades operativas (color azul) y los fondos monetarios o financieros (color lila)

Las necesidades operativas (NOF), son las partidas que tienen relación directa con la producción o servicio que realiza la empresa, es decir : Existencias, Clientes y Proveedores.

Los otros fondos monetarios o financieros, son las partidas cuya finalidad deber ser asegurar que las NOF son atendidas, haciendo de colchón, es decir las que financian las partidas operativas, en este caso: Tesorería y Deudores (préstamos)

Podríamos prescindir de los fondos monetarios, pero NO podríamos prescindir de los fondos operativos, por lo tanto, las NOF (EXI + CLI – PRO) se erigen como una magnitud relevante para el estudio estático del equilibrio financiero a CP, porque nos dicen la necesidad mínima de FM que tiene la empresa en un momento dado.


La relación matemática entre ellos sería

Este desglose nos permite conocer cuales son las necesidades operativas de la empresa, y si los fondos financieros son suficientes. Una buena gestión buscará minimizar las necesidades operativas de fondos, buscando que sean adecuadas, es decir, sin exceso de existencias,  minimizando la cuenta de clientes, y con la mas optima relación con los proveedores.

Por último, el binomio que compone los fondos financieros, Tesorería-Deuda, será mas óptimo cuanto mas se acerque a un valor cero, esto significaría que la empresa tiene cubiertas sus necesidades a corto plazo y a su vez no tiene recursos ociosos, es decir no tiene exceso de tesorería. Excesos de recursos indicaría una mala gestión, puesto que existe un coste de oportunidad.

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Análisis de Balances para la toma de decisiones, o bien solicitarlos in company:

Jornadas sobre Economía, Contabilidad y Fiscalidad de las Empresas Públicas

Los días 13 y 14 de Febrero ha tenido lugar en Granada las Jornadas sobre Economía, Contabilidad y Fiscalidad de las Empresas Públicas, organizadas por AVS, AVS Andalucía y VISOGSA, junto con la Diputación de Granada

 

La experiencia de David Ballester Ménguez, gerente de Patrimonio Municipal de Majadahonda y Coordinador del Grupo Económico Fiscal de AVS, que ha sabido elegir cuidadosamente temas de especial relevancia para estos momentos que atraviesan las empresas públicas, a quienes iba dirigido el seminario, ha sido una de las claves del éxito de las jornadas

 

Los contenidos han sido desarrollados por ponentes de reconocido prestigio, entre los que se encuentran el propio David Ballester, José Manuel Pomares, Bartolomé Borrego, Mario Cantalapiedra, José Antonio Bravo y Susana Blasco

 

 

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La exposición de José Manuel Pomares ha girado en torno a utilidades que pueden aportar las hojas de cálculo en la gestión económica y la dirección Financiera, especialmente si trabajamos con grandes cantidades de datos. Hemos visto validación de datos, formatos condicionales, protección de datos, aplicaciones específicas, etc.

Por último, merece destacar el valor que este seminario ha aportado a los asistentes, todos ellos experimentados profesionales que han dejado patente con sus propios testimonios y preocupaciones, la excelente acogida a las nuevas ideas aportadas, con el objetivo de seguir atendiendo la demanda social de acceso a vivienda, con especial sensibilidad a las clases menos favorecidas.

 

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Coste de la producción

Uno de los problemas que encuentran las pymes es el desconocimiento de su coste de  producción, dato vital para la explotación del negocio.

Según el Real Decreto 1515/2007, por el que se aprueba el plan General de Contabilidad, el coste de producción "se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al período de fabricación, elaboración o construcción, en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en el nivel de utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción".

Sin embargo esta información no viene agrupada en ninguno de los estados contables oficiales, y es por ello que se plantea la duda de llevar otra contabilidad que dé respuesta a las preguntas y necesidades de información que la empresa demanda para realizar una gestión eficiente, adecuada y responsable

¿Es suficiente con la contabilidad exigida por las Administracciones Públicas? ¿Debemos llevar una contabilidad analítica? ¿Es duplicar tareas?

En nuestra opinión, debemos optimizar el esfuerzo en recursos (tanto humanos como informáticos) y obetener los datos de nuestra contabilidad financiera, ( en la mayor parte de los casos, previamente se debe adapatar el plan contable, con el objetivo de tener aquel desglose que nos proporciones la información que deseamos ir controlando internamente).

Para el caso que nos ocupa, y resumiendo la norma, sabemos que:

Coste de la producción = Mat. primas y costes directos + % razonable de los costes indirectos relacionados con la producción:

Desde nuestro balance de sumas y saldos, nos resultará muy sencillo controlar mes a mes nuestro coste de producción, para ello estableceremos el porcentaje aproximado de todos los gastos que se dan en nuestra empresa y despues se trata de sumarlos:

+ Consumos de materia prima : (60x)

+ % Gastos personal relacionados con producción: %(64x)

+ % Amortizaciones relacionadas con producción: %(68x)

+ % Alquileres relacionados con producción: %(621)

+ % Rep. Conservación bienes, relacionados con producción: %(622)

+ % Primas de seguros relacionadas con producción: %(625)

+ % Suministros relacionados con producción: %(628)

+ % Transportes relacionados con producción: %(624)

+ % Otros Gastos que podamos relacionar con producción: %(6xx)

= Coste de la producción

(La consideración de coste directo irá en función de la capacidad de identificarlo que tenga  cada empresa, y estos se imputarían en su totalidad, de la misma manera que en el ejmplo se han considerado los consumos de materia prima) 

Clara I. Vega

Recuperación de IVA en facturas impagadas (actualizada)

De forma resumida y sencilla, así se gestionaría la recuperacion del IVA de facturas impagadas

En una mercantil, con registro de facturas en los libros correspondientes y el pago de las cuotas repercutidas a la Agencia Tributaria, la recuperación del IVA de las facturas impagadas se debe gestionar atendiendo a los siguientes criterios dependiendo si hay o no auto de concurso de acreedores


1) IMPAGO SIN CONCURSO DE ACREEDORES:
Son susceptibles de recuperar el IVA las facturas impagadas que haya transcurridos 6 meses   (12 meses en caso de facturación superior a 6.010.121,04 euros) desde su emisión y sin sobrepasar los 9 meses (15 meses en caso de facturación superior a 6.010.21,04), esto con independencia de la fecha establecida de cobro. La excepción es que se haya documentado acuerdo de pago con un plazo superior a un año entre el devengo de la factura y el último pago, cuestión que no se suele dar habitaualmente en las empresas

En caso de deuda garantizada no se puede recuperar el IVA por no considerarse impago, pero si se perdiera la garantía, estaría en idénticas condiciones en cuanto a los plazos anteriores, pero no se iniciarán los plazos a partir de la fecha de la pédida de la garantía.

PROCESO DE RECUPERACIÓN

Solo se puede realizar este trámite durante los 3 meses siguientes a los 6 meses inmediatamente posterior al devengo de la factura (12 meses en caso de facturación superior a los 6.010.121,04 euros) 

Es necesario:

1)  Emitir una factura rectificativa indicando la factura o facturas referidas

A estos efectos indicar que la factura rectificativa hay 2 criterios:

1)Base 0 euros y el importe total de la factura corresponderá al importe del IVA  que recuperamos, y que por tanto irá en negativo. De este modo el cliente moroso, nos seguirá debiendo el principal de la deuda a nosotros, sin embargo el IVA correspondiente a la operación, se lo deberá a la Hacienda Pública.
2)Base en negativo, puesto que el art. 80.cuatro de la Ley del IVA  habla de bases imponibles y no de cuotas de IVA. en este caso el problema viene al contabilizar esta rectificativa con base negativa, que podría parece que cancelar la deuda del cliente. Sin embargo y para aquellos que así lo interpreten, el asiento contable sería

2)  Requerir o tener requerido notarialmente la deuda, es decir, las facturas cuyo IVA vamos a proceder a recuperar, a la fecha en que vayamos a emitir la factura rectificativa. 

A estos efectos valdría igualmente una demanda judicial o monitorio, pero es un trámite que conlleva otras actuaciones más complejas por lo que generalmente recomiendo el requerimiento notarial.

3) Durante el mes siguiente a la emisión de la factura rectificativa, se deben remitir ambos documentos (requerimiento y factura rectificativa) a la Agencia Tributaria. Igualmente se ha de remitir la factura rectificativa al cliente (preferiblemente por correo certificado)

2) IMPAGO CON CONCURSO DE ACREEDORES  (modificación ley 16/2012)

Si el cliente entra en concurso de acreedores, a partir de este momento tenemos un mes de plazo, desde la publicación del concurso, para realizar la solicitud de devolución del IVA, pudiendo actuar sobre la totalidad de la deuda pendiente. No puede acogerse al apartado 4 del articulo 80 que nos permite 3 meses para la solicitud.

Ley 16/2012:"Tampoco procederá la modificación de la base imponible de acuerdo con el apartado cuatro del artículo 80 de esta Ley con posterioridad al auto de declaración de concurso para los créditos correspondientes a cuotas repercutidas por operaciones cuyo devengo se produzca con anterioridad a dicho auto."


PROCESO DE RECUPERACIÓN
El trámite es similar al anterior, en este caso tenemos un mes para remitir tanto la factura rectificativa al cliente por correo certificado, como a la Agencia Tributaria junto con el auto del concurso

3) CONSIDERACIONES sobre cobro parcial o total de la deuda, posterior a recuperación del IVA

• Si posteriormente se recupera parte o todo el pago, como consecuencia de las vías coercitivas, no se genera factura de nuevo, es decir se considera que cobramos la base

• Si posteriormente se recupera parte o todo el pago, como consecuencia de nuevo acuerdo de cobro (documentado) o hemos desistido de reclamación judicial , se volverá a emitir factura por la parte de IVA recuperada

Para mas información sobre el tema, podeis consultar nuestros cursos de Análisis de Balances, Contabilidad para no financieros y Sistemas de control de Costes



  

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5 razones para cambiarte a Gmail desde Outlook

Vamos a mostrar 5 ventajas que presenta el gestor de correo electrónico Gmail, frente al superextendido y líder indiscutible: Microsoft Outlook (versión offline).

No pretendemos poner en entredicho la superioridad aplastante de Outlook sobre el resto de gestores de e-mail, tan sólo queremos poner de relevancia 5 utilidades que para algún usuario podrían ser claves y motivo de migración hacia la aplicación de Google.

1. Clasificacion inteligente de correos: Prioritarios de Gmail

Considero que esta es de las más útiles de las que vamos a enumerar, junto con la nº 2. Gmail analiza los nuevos mensajes entrantes para predecir lo que es importante, considerando aspectos tales como la forma en la que has tratado mensajes similares en el pasado, hasta qué punto el mensaje está dirigido a ti y muchos otros factores. Esta utilidad la podemos encontrar en Configuración / Recibidos

Hay un vídeo genial elaborado por Google que explica el funcionamiento de esta utilidad:

2. Con Gmail todo el correo está a salvo online

La versión de escritorio de Outlook guarda todo el correo electrónico en un archivo con extensión .pst en determinada carpeta de nuestro equipo. Esa carpeta no puede ser una ubicación online como dropbox (por ejemplo) puesto que tanto esta aplicación como Outlook necesitarían acceso de forma simultánea al archivo y eso no puede ser. Por lo tanto, con Outlook debemos recurrir a la función "Autoarchivar" (Ver el 3er punto del artículo "Cómo aumentar la velocidad de Outlook en 4 pasos" y aún así nunca podremos considerar que tenemos 100% a salvo los datos como si fuese un almacenamiento en la nube.

Con Gmail, evidentemente, esto está solucionado. Reconozco que esto es ventajista, puesto que Gmail es, per se, un gestor de correo online.

3. Deshacer un envío de e-mail

¿Cuantas veces nos hemos llevado las manos a la cabeza (o a la boca) inmediatamente después de haber dado a "Enviar" al habernos dado cuenta de que faltaba, sobraba o era incorrecto algo en nuestro e-mail?

Con Gmail, esto esta solucionado.... o casi solucionado. Ponemos el "casi" porque la utilidad que nos ofrece consiste en que podemos arrepentirnos del envío en los 30 segundos siguientes como máximo. Pero algo es algo... y no está nada mal. La mayoría de las veces, nos damos cuenta de forma inmediata de nuestro supuesto error.

Vemos en la imagen anterior la posibilidad de habilitar esta opción. Para ello debemos habilitarla desde Configuración / Labs y después ajustarla en Configuración / General.

4. Traducción de mensajes a un click

Cuando estamos leyendo un e-mail recibido, disponemos de un link que al hacer click sobre él, nos traduce el documento entero. Si lo deseamos, podemos volver a hacer click en dicho link para volver a ver el mensaje en el idioma original:

5. Respuestas estándar

Otra de las "perlas" que considero útiles es poder tener varios mensajes-tipo preparados para las ocasiones en las que sea adecuado aplicarlo. Podemos crear mensajes estándar y tenerlos disponibles para elegirlos de una lista. Una vez elegidos, sólo nos queda editarlos y modificar (si es necesario) lo que queramos para dar un toque de personalización.

Para habilitar esta opción, debemos ir a Configuración / Labs:

... y nos aparecerá en la ventana de "Redactar" un link para administrar esta función:

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Rentabilidad económica, ROA, ROI aplicado con rigor

La rentabilidad económica (RE) o Return On Assets (ROA), últimamente conocido bajo la siglas (ROI) Return On Investment , es una medida que indica la eficiencia conseguida con los recursos o activos que se han puesto a disposición de una empresa o proyecto. Por lo tanto, responde a la preguntas:

¿Obtiene la empresa suficiente rentabilidad de sus activos?...Dicho de otra forma:

¿Se invierte de forma adecuada todo el dinero que maneja la empresa?

La forma de calcular la RE o ROI es: 

Beneficio antes de intereses e impuestos respecto del activo total de la empresa (multiplicado por 100 para obtenerlo en porcentaje)

Trasladado a un proyecto o inversión respondería a la pregunta :

¿Obtiene la empresa un beneficio suficiente, respecto de los recursos invertidos en dicho proyecto?

Es interesante destacar que a este ratio no le influye ni el tipo de interés ni el tipo de impuesto vigentes. Esto lo habilita para ser utilizado de forma muy extendida.

Vale la pena indicar 2 reseñas para evitar errores en el cálculo de este ratio:

1) En el numerador hablamos de Beneficio, no de ventas ni de ingresos, que uno de los errores más comunes que solemos encontrar en algunos post relacionados con marketing o social media, en numerosas ocasiones con significados parecidos, similares, pero que pueden confundir al lector.

2) En el denominador hablamos de Activo, de hecho el término mas familiar para este ratio, es concido como (ROI) Return On Investment haciendo mención expresa a las inversiones, es decir no hace referencia a gastos (por definición son aquellos no almacenables, por tanto muy lejos de considerarse activo) tampoco puede utilizarse el genérico término "costes"  (concepto que agrupa gastos y compras de cualquier índole)

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Clara I. Vega
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Organizando el PC (IV): Ordenando nuestro almacén de imágenes

En nuestro Blog TémporaPresentaciones, publicamos el 13 de Agosto el artículo "Las 5 mejores webs de imágenes gratuitas para presentaciones" (con gran éxito, puesto que es el artículo más leído del Blog). En él se ofrecían 5 páginas como repositorios de imágenes de gran calidad y adecuadas para incluir en presentaciones, blogs, webs o cualquier documento.

Esos sitios online pueden constituir nuestro verdadero origen de imágenes para incluirla en nuestros trabajos, pero puede ocurrir a veces que:

• Necesitamos posteriormente a la descarga de una imagen, utilizarla de nuevo y en un trabajo distinto. Lo ideal sería tenerla almacenada en nuestro disco duro para no tener que buscar la web, loguearnos, buscar la imagen (si recordamos la forma de encontrarla) y descargarla. En definitiva, es interesante tenerla offline para ahorrar tiempo = productividad.
• Mientras navegamos por esas web-repositorios, encontramos imágenes muy interesantes que sabemos ciertamente que las vamos a necesitar posteriormente para otros trabajos (aunque no en ese mismo momento), por lo que sería conveniente descargarla y almacenarla.

Así pues, se nos presenta el problema del almacenamiento de imágenes... mejor dicho, el problema de su posterior búsqueda, porque el almacenamiento es fácil. El problema de la búsqueda de imágenes es que cuando las necesitamos, normalmente sabemos qué tipo de imagen aproximada queremos incluir en nuestro trabajo... pero entre cientos de fotografías... ¿que nombre de archivo tiene la que queremos?

Por ejemplo... ¿cómo podemos encontrar una imagen que inspire al espectador la necesidad de ser más productivos y organizados? ¿puedo recordar el nombre de todas las fotos o saber dónde están para encontrarlas ipso facto? ¿qué nombre debí ponerle a las imágenes (y con qué criterios) cuando las descargué, para poder encontrarlas después en mi disco duro?

Todo es cuestión de ser metódicos al "Guardar como..." en el momento que la descargamos la primera vez de una web. Sólo tenemos que asignarle un nombre según unos criterios y después utilizar el buscador de archivos de Windows 7 (es realmente bueno, viene por defecto y está accesible en la parte superior derecha del Explorador de Archivos o cualquier ventana donde tengamos que seleccionar un archivo) o bien instalar Windows Search en nuestro Windows XP si es este nuestro sistema operativo.

Pongamos un ejemplo. Fijémonos en la siguiente foto:

...podríamos nombrarla como:  Crisis, ahorro, cinturón, billetes. jpg

...donde podemos apreciar que hemos asignado 4 etiquetas. Dos de ellas referidas a conceptos abstractos o ideas (crisis y ahorro) y otras dos etiquetas referidas a los objetos materiales que vemos en la foto (cinturón, billetes).

Veamos otro ejemplo:

...podríamos nombrarla como:  Conexión, lento, e-mail, caracol.jpg

Y otro ejemplo más:

...podríamos nombrarla como:  Protección, seguridad, e-mail, candado.jpg

En definitiva, el lector ya se habrá formado una idea de lo que queremos transmitir. Se trata de proporcionar un nombre de archivo que esté compuesto por varias "etiquetas", las cuales están dedicadas a describir lo que transmite la foto. Unas etiquetas se referirán a aspectos intangibles, abstractos o ideas y otras etiquetas se referirán a lo que materialmente podemos ver en la imagen.

De esta forma, si estamos realizando un artículo en un blog, una presentación, un documento en Word, etc., sólo tenemos que pensar en la idea que queremos transmitir o en el objeto que queremos buscar y ponerlo en el buscador de windows:

De todo lo comentado hasta ahora y puesto que utilizaremos un buscador, se deduce que NO es necesario clasificar las fotos mediante carpetas temáticas:

Está demostrado que no es válido este sistema, puesto cada foto puede clasificarse según varias dimensiones o criterios. Nosotros hemos propuesto dos de ellas:

1. La idea que transmite la imagen
2. El objeto material representado

Pero podrían ser más criterios. Por ejemplo, tembién se podrían incluir etiquetas que describieran el color predominante en la foto, el tamaño del archivo, etc. Nuestra experiencia dice que los principales son los dos propuestos anteriormente.

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Impresión de páginas web, ahorro y ecología

Cuando nos disponemos a imprimir una página web que estamos viendo, lo normal e instintivo es acudir al menú correspondiente de nuestro navegador y seleccionar "Imprimir..." . Esta opción, nos puede generar algunos problemas:

• El contenido de la impresión incluye elementos (imágenes, publicidad, barras de menús etc.) que no deseamos.
• La paginación no es correcta y, por ejemplo, obtenemos una o varias hojas en blanco

Todo ello tiene como consecuencia una falta de eficiencia en la impresión:

• Más tiempo para imprimir (menor productividad)
• Más tinta/tóner y papel utilizado (ineficiencia ecológica)
• Mensaje confuso para el receptor de las páginas impresas (menor utilidad y valor del documento)

Podemos ver un ejemplo de estos desastrosos resultados al imprimir la página principal de El Mundo:

...en el que se obtienen 6 páginas (que ni mucho menos todas nos interesan), una de las cuales, además, está casi en blanco. En definitiva, derroche y falta de productividad.

Para solucionar esto, tenemos 2 opciones: copiar sólo lo deseado y pegarlo en un procesador de textos, o bien utilizar un software especializado para imprimir páginas web.

Copiar y pegar sólo lo que queremos imprimir

El problema que nos puede surgir si elegimos esta opción es que al pegar obtengamos unos desagradables marcos que provienen de la propia estructura de la página web:

Esto se salva utilizando la opción de "Pegado especial..." que tiene Word y eligiendo "Pegar sólo texto" o "Texto sin formato". Aunque de esta forma podríamos no estar contentos obteniendo un texto  "excesivamente sobrio" sin ninguna imagen que ilustre el contenido, ni formatos que distingan títulos:

Utilizar software especializado en imprimir webs

Vamos a recomendar una aplicación (entre varias que hemos testeado, esta es de las que mejor resultados ofrece), entre las existentes dedicadas a la impresión de webs. El servicio se ofrece de forma gratuita y se puede instalar como una extensión de nuestro navegador o bien utilizar el servicio directamente online.

Print Friendly & PDF

Si visitamos Print Friendly & PDF , vemos que podemos:

• Introducir la URL de cualquier página web
• O bien arrastrar un botón hasta la barra de herramientas de nuestro navegador para tener disponible el servicio a un click tan sólo:

Si hacemos uso de la aplicación (de cualquiera de las formas anteriormente comentadas), veremos que emerge una ventana en la que tenemos la web reconvertida y lista para imprimir. Aun así, Print & Friendly ofrece la posibilidad de eliminar aquellos elementos que queramos, tan sólo haciendo click en ellos (podemos apreciarlo en la parte superior de la siguiente imagen del diario El Pais):

También podremos cambiar el tamaño del texto. Cuando la vista previa esté como deseemos, sólo nos queda hacer click en el botón que deseemos:

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Organizando el PC (III): Ordenando carpetas y archivos por fechas

Es muy frecuente tener que almacenar en el disco duro de nuestro PC o portátil, archivos o carpetas de forma que al ponerles un nombre, queden ordenados por fechas. Si esos nombres aplicados no responden a unas normas, podemos encontrarnos con desagradables sorpresas o busquedas infructuosas.

Por ejemplo, fijense cómo quedan ordenadas las siguientes carpetas al asignarle estos nombres:




O bien fíjense en estos otros resultados:

...evidentemente, esto no es lo que queremos, pues no están bien ordenadas y si la lista es mayor, la búsqueda se hace tortuosa.

La solución es bien fácil. Cuando queramos ordenar archivos o carpetas por fechas, debemos asignar nombres que comiencen por el año, seguido del mes y por último el día:

Así siempre, sin excepción, tendremos ordenados correctamente todos los items, ya queramos priorizar el año, el mes o el día.

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Subvenciones, indemnizaciones, cobros ¿son ingresos?

Decíamos en un post anterior que en nuestras comunicaciones habituales referidas al ámbito económico financiero, solemos utilizar expresiones ambiguas, apoyando su significado mas en el contexto, que en la precisión del término.

De la misma manera conveníamos que utilizar la terminología adecuada es o debe ser el primer paso de profesionalidad en nuestras relaciones con terceros.

Establecemos los significados de acuerdo a la normativa recogida en el plan general contable.

Hoy diferenciaremos y precisaremos términos que tienen que ver con el aumento del patrimonio.

Nos apoyamos en el siguiente esquema:

INGRESO:

Hecho que genera un aumento de nuestro patrimonio. La parte mas importante de nuestros ingresos vienen de nuestra producción, pero no tiene por qué ser exclusivamente, por ejemplo, un ingreso es la notificación por parte de un seguro de que nos va a conceder una indemnización por un siniestro. Tal como aparece en el esquema, ingresos pueden ser:

1) Producción o servicio: Recientemente hemos dedicado un post a este término, la producción, al que nos remitimos para explicar que además de las ventas, (cuentas 70X) que suponen el mayor canal de ingresos, incluye la variación de existencias de productos términados y en curso (cuentas 71X)

Venta: Es la transferencia del derecho de poseer un bien o recibir un servicio a cambio de una promesa de pago (más o menos inmediato) que aumentará nuestro patrimonio. Por ejemplo la expedición de una factura a un cliente.

Un concepto importante a conocer es el importe neto de la cifra de negocio: La cifra de negocio está compuesta por las ventas propias de la actividad, una vez descontadas las devoluciones, descuentos y rappeles efectuados a clientes.+ Ventas de la actividad- Devoluciones y rappeles = Cifra neta de negocio.

2) Subvención:Tanto las subvenciones, donaciones y legados recibidos, la norma de registro y valoración diferencia al igual que el Plan General de Contabilidad entre los otorgados por los socios o propietarios de aquellos recibidos de terceros.

a) Las subvenciones, donaciones y legados entregados por los socios o propietarios de la empresa no tienen la calificación de ingresos, sino de fondos propios.

b) Las subvenciones otorgadas por terceros, siempre que de acuerdo con los nuevos criterios sean no reintegrables, se califican como ingresos.

Debe proceder a su imputación a la cuenta de pérdidas y ganancias atendiendo a su finalidad, distiguiendo:

• Subvenciones a la explotación (como apoyo a la actividad de la empresa): Son aquellas cuyo objetivo es apoyar y facilitar todo aquello que encontramos en el flujo económico o financiero de una empresa en el entorno temporal del corto plazo. Pueden tener objetivos financieros (para dotar de liquidez en el corto plazo, por ejemplo) o económicos (por ejemplo, para apoyar una acción comercial en una feria internacional). En este caso van a “otros ingresos de explotación” (740/747)

• Subvenciones al capital (para que la empresa haga inversiones). Son aquellas que las instituciones conceden de forma expresa con un destino de inversión. Los elementos comprados formarán parte del inmovilizado y por lo tanto, en condiciones normales, permanecerán en la empresa durante más más de un año aportando utilidad. En el caso de una subvención al capital, no se considera como ingreso de forma íntegra y en un único ejercicio, sino que se va imputando porcentualmente a lo largo de la vida útil del bien al que están subvencionando. En este caso van a “imputación de subvenciones a capital” 746

Hasta el momento en que no se cumplan las condiciones para considerarlas no reintegrables, dichas subvenciones deberán lucir en el pasivo.

3) Indemnización: Importe que las compañias de seguro han de pagar a sus asegurados, en caso de siniestro (robos, incendios, inundaciones, etc)

4) Otros ingresos: Nos referimos a cualquier aumento de patrimonio que no esté recogido en los bloques anteriores.

• Ingresos fiscales por deduciones y bonificaciones
• Ingresos financieros
• Cualquier otro ingreso extraordinario

COBRO: (No confundir con Ingreso)
Liquidación (ya sea mediante efectivo, pagarés, etc.) de una deuda generada por una venta u otro tipo de ingreso. Tendría la explicación análoga al pago.

Si el cobro se produce en efectivo o mediante una transacción bancaria de efectivo con vencimiento a la vista, la deuda queda extinguida de forma definitiva. Si el cobro se produce con medios distintos al efectivo, la deuda no queda extinguida, sino que cambia de forma e incluso de características.

Existen ingresos que no llevan aparejado un cobro, por ejemplo las bonificaciónes asociadas a inmovilizados.

Cuándo y cómo utilizar "Tareas" y "Calendario" de Outlook

Aunque el tema pueda parecer obvio, seguro que para muchos usuarios que no tienen práctica en la utilización de herramientas 2.0 para la gestión eficaz del tiempo, no lo es tanto. Ya adelantamos que es conveniente leer el artículo "5 Formas de ser más productivos gestionando e-mails".

 La cuestión es que cuando nos enfrentamos a Outlook, por ejemplo, vemos que una Tarea o proyecto que tenemos que afrontar, bien se podría introducir en el Calendario (puesto que hay una fecha de inicio y otra de finalización, posibilidad de asignar avisos, notas, etc.), así como un evento o cita de Calendario, bien se podría introducir en las Tareas, puesto que disponemos de campos para ello.

Vamos a dar unas pautas o consejos para la óptima utilización de estas dos herramientas que están presentes en cualquier gestor. Fijándonos en Microsoft Outlook (aplicación de referencia en cuanto a organización personal), podemos decir lo siguiente:

TAREAS: Operaciones de larga duración y con seguimiento

Debemos utilizar las "Tareas" cuando queremos programar una actividad que:

• Nos va a llevar más de un día
• Su momento de realización, normalmente...
• No depende de otras personas o estas no intervienen como protagonistas
• No tiene muy definidas las horas de comienzo y final, sino los días
• Es necesario un seguimiento de % de completado

Todo esto, se ve reflejado en las imágenes que obtenemos de las dos pantallas que tiene "Tareas":

          Pantalla "Tareas":

                                     Pantalla "Detalles":

CALENDARIO: Citas, eventos, reuniones...

Debemos utilizar "Calendario" cuando queremos programar una actividad que:

• Normalmente, nos va a llevar un sólo día
• Su momento de realización, normalmente...
• Depende de otras personas (citas, cursos, reuniones, conferencias, pago de vencimientos, etc.)
• Tiene muy definidas las horas de comienzo y final
• No es necesario un seguimiento de % de completado

También podemos verlo reflejado en las imágenes:

                         Pantalla "Cita"

                         Pantalla de seguimiento de la programación

¿Realmente tengo que utilizar Tareas y Calendario a la vez?

Desde luego, cuantas más herramientas utilicemos para gestionar algo, menos óptima sera la gestión... excepto, si las particularidades que nos ofrecen son indispensables para nosotros. Es decir, si estamos realizando un proyecto a 200 Kms. de nuestra ciudad y tenemos que reportar sobre el % de realización, tenemos que anotar los kms. realizados, las dietas, etc., pues no podremos prescindir de "Tareas" y quizá si lo podamos hacer de "Calendario". Por el contrario, si nuestro trabajo es como agente comercial y se basa en hacer numerosas vistas puntuales, tenemos que utilizar "Calendario".

Sólo si nuestro trabajo es tan complejo como para que sean imprescindibles ambas herramientas, debemos utilizarlas. Además, hay que tener en cuenta que "Tareas" puede servir para gestionar lo mismo que "Calendario", exceptuando su capacidad visual, puesto que esta última tiene vistas diarias, semanales, mensuales, lista detallada, etc.

Cuidado... no duplicar "Tareas" y Outlook:

No debemos caer en el error de gestionar las tareas a realizar mediante una organización de carpetas de correos electrónicos y al mimo tiempo, pasarlas a "Tareas" también. Es decir:

Mediante carpetas (o etiquetas) de e-mails, SOLO debemos organizar las tareas que requieren una acción con e-mails posteriormente. Si un e-mail provoca una acción o tarea que no tiene nada que ver con el correo electrónico, debemos gstionarla en "Tareas" o a "Calendario".

Por ejemplo: 

• Recibimos un e-mail en el que el remitente solicita un informe en formato PDF de las cuentas anuales de la empresa. Este e-mail debe ser organizado mediante carpetas en el propio gestor de correo electrónico, puesto que genera una actividad en la que el e-mail volverá a ser protagonista (hay que enviar un informe en formato PDF).
• Recibimos un e-mail en el que nos informan de una conferencia a celebrar en determinada fecha y que consideramos interesante asistir. Este e-mail debe ser movido a la carpeta "Archivo" de forma definitiva y no tratarlo mediante el gestor de correo electrónico, sino que hay que generar un evento en "Calendario". El motivo no es que esta conferencia NO genera ningún trabajo posterior con e-mails.

Esto, lo podemos ver con cierta claridad en la siguiente infografía, que podemos descargar y ver a continuación:

Descargar:  Gestión de E-mail, Calendario y Tareas en nuestro sistema de información personal.

Si desea llevar a la práctica todo lo que le hemos ofrecido en este artículo, puede asistir a nuestros cursos prácticos de Organización y Productividad 2.0., o bien solicitarlos in company: